Важную роль в малом бизнесе играет правильное ведение бухгалтерской документации, подтверждающей и доказывающей основные трансакции компании, которые связаны с признанием дохода, продажи, получения наличности.
Признание доходов подтверждается счётом-фактурой и представляет собой операцию записи товарооборота в книгах учёта. Книга, в которой ведётся первичный учёт продаж, является базовым журналом всех выписанных на предприятии счетов-фактур, внесённых в соответствии с системой одинарной записи. Эта простая система бухгалтерии предполагает минимальный анализ валового товарооборота и вести её может не только бухгалтер, но и владелец бизнеса.
Кроме того, ведение бухгалтерии можно наладить и с помощью специальных компьютерных программ для бухгалтеров. Тогда в программе товарооборот появится не только в форме перечня, но и автоматически пройдёт регистрацию в книге продаж. В этой книге счёт-фактура распределится по клиентам.
Также необходимо учитывать и счета-фактуры покупок. Книга первичного учёта полученных счетов-фактур не нуждается в анализе видов расходов. Такая книга — отправная точка для формирования основного набора счетов, однако потребуется некоторое усложнение, так как появится необходимость анализа по видам затрат с целью контроля финансов и налогообложения.
Получение наличных и банковских платежей фиксируется в третьей форме первичных документов, представляющей собой расписки в получении наличности и банковские платёжные поручения, которые были выданы или получены. К таким документам можно отнести кассовые чеки, бланки банков и многое другое. Они являются подтверждающими документами передачи денег одного лица другому.
В малом бизнесе учёт наличности можно вести отдельно от других первичных документов. Формат банковской выписки с указанием персональных данных клиентов, поставщиков или организаций — простейшая форма учётных записей этого вида платежей.
С помощью записи банковских и кассовых трансакций на счетах книг учёта кредиторов и дебиторов можно провести расчёты остатков на каждом счёте.
Малый бизнес имеет возможности заменить сложный учёт с целью финансового контроля простой записью получения денежных средств напротив списков счетов-фактур продаж или выплаты напротив списка счетов-фактур закупок.
От правильного ведения финансовой документации зависит эффективное функционирование любого предприятия. Малый бизнес не является исключением.