Когда старый бухгалтер увольняется, а новый приходит на его место, очень важно сделать все по правилам. Ведь это не простой работник — а ответственный. Как же провести передачу дел грамотно и аккуратно?
Порядок передачи дел в бухгалтерии, несмотря на то что сам законодательный акт не слишком новый, соблюдается крайне редко. Бухгалтеры (особенно главные) способны «уйти, хлопнув дверью», или передать дела формально — показав, где что находится. Но это — не самое главное.
Помните, что ответственность за бухучет в компании лежит на руководителе предприятия, а вовсе не на главбухе. Поэтому начинается все с приказа о приеме на работу бухгалтера, который заменит старого. В нем же обозначаются сроки сдачи-приемки дел. Обычно этот процесс завершается в течение двух недель.
Кроме того, в приказе отражается состав комиссии, которая будет курировать прием-сдачу дел, если таковая организовывается. В нем же даются сведения об аудите, если руководитель планирует привлечь аудиторскую фирму для проверки.
В первую очередь нужно просмотреть первичную документацию и организовать инвентаризацию — всё должно быть учтено и находиться на месте — в компании. И даже если материальная ответственность на предприятии для бухгалтера не предусмотрена, можно просмотреть итоги последней проведенной инвентаризации. Это существенно сэкономит время.
Сдача-приемка дел — это и проверка данных об основных (оборотных) средствах и МПЗ. Они находятся в последнем сданном годовом балансе. А значит, их можно легко поверить.
Во многих случаях сами бухгалтеры, принимаемые на работу, настаивают на составлении особого документа — передаточного баланса. Это, конечно, обезопасит их при дальнейших проверках. Правда, эта идея далеко не всегда вызывает одобрение увольняющихся главбухов. На практике гораздо чаще новый главбух принимает дела только по последнему имеющемуся у компании годовому балансу.
Все результаты проверки баланса обязательно заносятся в акт приемки-сдачи, а бухгалтерам рекомендуют не включать в акт информацию, которой они не видели или не проверяли. Итак, если бухгалтер проверил остатки по счетам, например, 01,02,50,51,62,70, то именно их и следует подтвердить.
В акте приемки-сдачи фиксируются выявленные новым главбухом нарушения. Все ошибки и неточности, если только он не хочет их брать на себя во время ближайшей проверки, должны быть отражены в акте.
Далее если главбух обнаруживает пропажу документов (первичных или других), всевозможных журналов, их отсутствие также обязательно отражается в приемо-сдаточном акте.